A continuación, definiremos cuáles son las Funciones del almacén, cuántos tipos hay y cuáles son sus objetivos y, además, identificaremos cuáles son las tareas a desarrollar por los distintos trabajadores.

Para empezar, definir el almacén como el lugar donde se guardan las existencias, materiales y herramientas. El almacén es un área del que disponen la mayoría de las empresas que, aunque sea un área desconocida, es muy importante en el desarrollo de la organización. Su función es la de “almacenamiento”, es decir, la introducción de datos o productos en un archivo o lugar físico para que sean guardados allí hasta el momento de su utilización.

En resumen, el almacén tiene como finalidad guardar y conservar existencias, materiales y herramientas de una forma ordenada, mantenimiento siempre una cantidad mínima que asegure su comercialización, consumo y, uso.

La gestión del almacén no sólo tiene como objetivo salvaguardar los materiales allí guardados sino, que también debe actuar como regulador entre los periodos de salida de unas fases y, los de entrada de las siguientes.

Es el agente del sistema el encargado de garantizar que los procesos productivos o comerciales no se detengan ni sufran trastornos indeseables, es decir, es el encargado de la Gestión de existencias (responsable del qué, cuánto y a qué precio).

Dentro de las funciones esenciales que encontramos se ha de destacar la elaboración del inventario, dicho de otra manera, se refiere al conjunto de operaciones que se llevan a cabo para conocer las cantidades que hay de cada producto en el almacén en un momento determinado.

A. Guarda y Conservación de productos, es decir, el almacenaje. Es uno  de los objetivos logísticos más importantes en la cadena de suministros de la empresa.

B. Área que regula y garantiza los flujos de existencias. Hemos de conocer que la preparación del pedido tendrá un coste más elevado que el resto de las actividades que se desarrollan dentro del almacén.

C. Detección de pérdidas, roturas, mermas o robos. Para conseguir una buena organización y control deberemos tener en cuenta dónde ubicar la mercancía y cómo localizarlas.

D. Reducción del riesgo y de los costes operativos. Representa el principal objetivo de toda gestión logística puesto que lograr la eficiencia de las operaciones intralogísticas pasa por identificar y rebajar los costes principales, entre los que podremos destacar los relacionados con el transporte y el almacenaje.

E. Atención comercial (interna y externa), es decir, el conjunto de acciones logísticas que se deben llevar a cabo con el objetivo de ofrecer un producto o servicio al cliente en un lugar y momento determinado. La atención comercial reforzará la imagen de la empresa y potenciará futuras compras al facilitar la fidelidad del cliente.

F. Indicador de niveles de seguridad productiva o comercial o KPI Logísticos (Key Performance Indicators). Indicadores clave para medir la evolución de la empresa y ejecutar acciones de mejora continua. Constituyen una base sólida sobre la que apoyar la toma de decisiones.

G. Aumento del nivel de servicio de la organización, es decir, aumento de los pedidos que la empresa es capaz de atender dentro de un plazo determinado. Por lo tanto, ofrecer altos niveles de servicio es fundamental para conseguir y mantener clientes en el tiempo.

– JEFE DE ALMACÉN

Ocupa la posición con mayor responsabilidad. Coordina y supervisa las tareas de todas las personas y es el encargado de asignar las tareas correspondientes a las personas más adecuadas para llevarlas a cabo.

Adicionalmente, coordina el contacto con los transportistas y controla el correcto mantenimiento del almacén y la disponibilidad del espacio.

– CONTROLADOR DE RECEPCIÓN

Ocupa la posición de supervisar toda la mercancía que llega, pudiendo delegar su función al operario más adecuado para su sustitución en caso de no poder llevarla a cabo.

– CONTROLADOR DE EXPEDICIÓN

Ocupa la misma posición que el controlador de recepción, pero con respecto a la salida de la mercancía.

– ADMINISTRATIVO DE ALMACÉN

Éste se encargará de todo el papeleo, es decir, albaranes, etiquetas, ficheros de entradas y salidas, etc.

– OPERARIO DE ALMACÉN

Ocupa la posición más habitual del almacén encargado de, por ejemplo, la limpieza, el embalaje, calculas los pesos y mediciones, etc.

En Academia Tecnas disponemos del Curso Online de Mozo de Almacén que te enseñará las situaciones que pueden aparecer en el almacén. El objetivo del curso es adquirir los conocimientos necesarios para una correcta organización del almacén, así como las medidas preventivas a llevar a cabo para evitar accidentes en el lugar de trabajo.

> Mejora el servicio de los clientes. Al mejorar la gestión del almacén, la empresa será más competitiva y podrá conseguir mayor satisfacción del cliente. De esta forma, se logrará un mayor número de ventas.

> Reducción de los costes de almacén. A través de una buena distribución y aprovechamiento de los espacio del almacén, reduciéndose así las perdidas o deterioros de productos o, a través de un sistema eficaz de etiquetado que te permita tener un buen rendimiento en el rastreo.

> Reducción de las tareas administrativas. Llevar a cabo una gestión de almacén coherente, estandarizada y eficaz ayudará a reducir la carga de trabajo y ganar en productividad.

> Ayuda a cumplir unos estándares de calidad. A través de una correcta gestión del almacén que te permitirá mantener la cadena de valor de un producto y, ajustarte a todas las regulaciones del sector y estándares de calidad a los que te has comprometido.

* Es importante señalar que la Gestión del almacén no hace referencia a la gestión del inventario. La gestión del almacén está orientada a determinar qué almacenamos, dónde y de qué manera y, la gestión del inventario está orientada a administrar el registro de productos, el aprovisionamiento de mercancía y, su expedición.

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